Hàng tồn kho là gì? Quản trị hàng tồn kho như thế nào?

Cập nhật: 19/1/2022 | 5:26:39 PM

Hàng tồn kho là gì? là một phần không thể thiếu trong kinh doanh. Cho dù là một Công Ty thương mại hay sản xuất thì cũng đều cần hàng tồn kho. Mời Quý Doanh nghiệp tìm hiểu bài viết sau qua góc nhìn của Intertrans nhé!

Hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong kinh doanh. Cho dù là một Công Ty thương mại hay sản xuất thì cũng đều cần hàng tồn kho. Mời Quý Doanh nghiệp tìm hiểu bài viết sau qua góc nhìn của Intertrans nhé!

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho (tiếng Anh là: stock) có nghĩa là tất cả những thứ gì đang nằm trong kho chờ ngày kinh doanh và sản xuất. Đây là chủ đề lớn và quan trọng của kinh tế học. Kế hoạch hàng tồn kho là chiến lược quan trọng của 1 Doanh nghiệp đòi hỏi có phân tích, đánh giá và dự báo được như cầu của thị trường. Chiến lược này liên quan đến quá trình nhập hàng của 1 công ty thương mại. Còn đối với công ty sản xuất thì liên quan đến kế hoạch nhập nguyên vật liệu sản xuất và thành phẩm để cung cấp ra thị trường. Vậy hàng tồn kho chính là hàng dự trữ, là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. Nếu có kế hoạch, chiến lược hàng tồn kho tốt sẽ làm tối ưu hoá chi phí và tối đa hoá lợi nhuận của Doanh nghiệp. Một công ty thương mại lớn với hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm như siêu thị, hay một nhà máy sản xuất có quy mô lớn như ô tô thì bộ phận quản lý và lên kế hoạch hàng tồn kho rất quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh liên tục và đạt hiệu quả cao. Tính toán sai về hàng tồn kho sẽ là tồn đọng vốn lưu động và gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

Vậy thì khái niệm của nhiều người hiểu hàng tồn kho chỉ là hàng thành phẩm được để trong kho chờ ngày xuất và bán hàng là chưa đầy đủ

Còn nhiều người nghĩ rằng hàng tồn kho là hàng bị tồn lại do không tiêu thụ được, hàng bị ế chờ thanh lý hoặc hàng sắp hết hạn sử dụng là quan điểm sai hoàn toàn.

Hàng tồn kho là thành phầm 

Tại sao phải tồn kho hàng hóa

5 lý do dưới đây áp dụng cho tất cả các loại mặt hàng và tất cả các Doanh nghiệp dù thương mại hay sản xuất.

Thời gian: Trong chuỗi cung ứng nguyên vật liệu và hàng hoá thì có nhiều yếu tố sẽ tác động đến yếu tố thời gian gây nên độ trễ đòi hỏi Doanh nghiệp phải có dự trữ một lượng nhất định để đảm bảo sản xuất và cung cấp.

Tính mùa vụ: Hàng hóa được tiêu thụ mạnh theo mùa như bánh trung thu, rượu bia phục vụ Tết nhưng năng lực sản xuất thì cố định nên cần phải sản xuất và dự trữ trước theo dự đoán về lượng tiêu thụ trong mùa vụ đó.

Tính bất định: Do có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nguồn cung cầu, giao nhận nên cần phải có 1 lượng hàng hoá dự phòng nhất định trong kho để đảm bảo ổn định. Ví dụ: trong đại dịch covid 19 thì nhiều chuỗi cung ứng bị gián đoạn và đứt gãy gây ra cú sốc cho nhiều nhà sản xuất. Vì thế hàng tồn kho có thể coi như một cái giảm sốc.

Tính quy mô: Để mở rộng phạm vi và lãnh thổ cũng như thị trường thì bắt buộc phải có hàng tồn kho tại khu vực đó để tăng tốc. Nếu không duy trì hàng tồn kho sẽ làm cho chi phí giao nhận và logistics tăng cao vì luôn trong tình trạng giao hàng gấp.

Tính giá trị: Một số mặt hàng cần phải tồn kho 1 khoảng thời gian thì mới đạt tiêu chuẩn mong muốn trước khi tiêu thụ trên thị trường. Ví dụ: trong ngành sản xuất bia, rượu cần lưu kho theo số ngày quy định rồi mới được vận chuyển và tiêu thụ

Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Vật tư: chính là phụ tùng, thiết bị cần thiết để phục vụ quá trình sản xuất và kinh doanh. Ví dụ: văn phòng phẩm, phụ gia, bóng đèn, phụ tùng máy móc….

Nguyên liệu thô: Như cát, sỏi, sắt thép, xi măng, xăng dầu… để cung cấp cho các nhà máy sản xuất.

Bán thành phẩm: Là sản phẩm đã được sản xuất nhưng chưa hoàn thiện cần tiếp tục được gia công và sản xuất tiếp. Ví dụ: rất nhiều tập đoàn gia công 1 phẩn máy móc, thiết bị tại Trung Quốc sau đó nhập về để hoàn thiện tại nhà máy của mình.

Thành phẩm: Sản phẩm đã hoàn thiện sản xuất và kiểm tra, sẵn sàng cung cấp ra thị trường

Hàng tồn kho là nguyên liệu sản xuất

Quản trị hàng tồn kho

Đây là quá trình kiểm soát từ việc đặt hàng, giao nhận, lưu trữ, xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh. Hàng tồn kho có thể là nguyên liệu sản xuất, linh kiện, phụ tùng, bán thành phẩm, thành phẩm.

Quản trị hàng tồn kho không phải đơn giản, đòi hỏi phải có kế hoạch, chiến lược và dự báo tốt. Đặc biệt với các Doanh nghiệp sản xuất mà cần nhiều loại nguyên vật liệu, hay các đại siêu thị bán lẻ với hàng chục nghìn sản phẩm nhập và bán ra liên tục hàng ngày thì thường có một hệ thống phần mềm lớn để quản trị và tính toán hàng tồn kho.

Các yếu tố cần thiết để quản trị hàng tồn kho hiệu quả:

Tỷ lệ hàng tồn kho: Tỷ lệ chung cho tổng kho và tỷ lệ riêng của từng mặt hàng

Công cụ kiểm soát: Các nhà máy sản xuất thường dùng bảng định mức. Các doanh nghiệp bán lẻ sẽ dùng phần mềm quản trị để theo dõi tình hình tồn kho hàng ngay.

Diện tích kho hàng: Đảm bảo đủ không gian để lưu được lượng hàng tối đa trong mùa cao điểm. 

Cơ sở vật chất: thiết bị trong kho như giá kệ, máy nâng, ánh sáng, chống ẩm. Hàng tồn kho cần phải được sắp xếp linh hoạt trong kho để xuất ra khi cần, tránh chồng chéo.

Dự báo nhu cầu cầu của thị trường về từng mặt hàng: Yếu tố này cực kỳ quan trọng, cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận sales và marketing cũng như là nắm được thực tế tiêu thụ theo ngày.

Người quản lý: Phải là người hiểu biết kinh doanh và marketing cũng như là có khả năng dự báo thị trường, quản trị rủi ro hàng tồn. Các mặt hàng thường có hạn sử dụng, nếu tồn kho lâu quá sẽ ảnh hưởng đến chất lượng hoặc hết hạn.

Quản trị hàng tồn kho là một quy trình trong chuỗi cung ứng cần có sự linh hoạt và thích ứng cao. Nếu quản trị không tốt sẽ gây ra đứt gãy và gián đoạn quá trình sản xuất, kinh doanh.

Doanh nghiệp sản xuất lớn hay đại siêu thị bán lẻ thường có một bộ phận kho lớn mạnh để quản trị kho hàng và hạn chế rủi ro.

Quản trị hàng tồn kho

Mục đích quản trị hàng tồn kho

Công ty nào cũng muốn bán nhanh hàng hóa trong kho để quay vòng vốn lưu động. Ngoài ra, hàng ở kho lâu theo thời gian sẽ làm giảm chất lượng, thời hạn sử dụng ngắn lại, hư hỏng, mất mát cũng là rủi ro cần tính đến.

Cân đối hàng tồn kho là mục tiêu của quản lý kho. Kết quả tối ưu chính là việc nhập và xuất kho phải liên tục và linh hoạt đồng thời cho tất cả các sản phẩm. Như thế sẽ hạn chế được hàng tồn dư thừa. Đặc biệt những mặt hàng theo thời vụ, nếu dư thừa thì sẽ qua mất vụ và chắc chắn là rủi ro xảy ra hoặc phải bán tháo với giá rẻ để giải phóng.

Mục đích giao dịch

Các giao dịch trong sản xuất và thương mại yêu cầu Doanh nghiệp duy trì hàng tồn kho để tránh trường hợp tắc nghẽn và đứt gãy không mong muốn của chuỗi cung ứng cũng như là bất khả kháng từ thị trường. Vì thế Doanh nghiệp cần:

Duy trì mức tồn kho hợp lý cho doanh nghiệp: nắm được tình trạng thực tế trong kho, lượng hàng biến động, nhu cầu khách hàng để đảm bảo được lượng tồn tối ưu nhất.

Đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường: Quản trị lượng hàng tồn sẽ tránh sẽ cháy hàng nhất là khi thị trường đang khan hiếm, nếu Doanh nghiệp còn hàng tồn kho thì đó là cơ hội vàng để khách hàng tìm đến bạn và trung thành với bạn.

Tối ưu thời gian: Việc kiểm đếm thủ công là không khả thi, vì thế doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ, phần mềm để quản trị. Số liệu sẽ được cập nhật từng giây từng phút và đảm bảo chính xác.

Giảm chi phí: Với Doanh nghiệp thuê kho theo thời vụ hay theo ngày thì khi lượng tồn kho vừa đủ sẽ làm giảm thời gian thuê, từ đó giảm chi phí. Đối với Doanh nghiệp thuê và lưu kho cố định, quan trị hàng tồn kho tốt sẽ giảm chi phí quản lý, chi phí vận hàng kho và chi phí vốn, đặc biệt khi doanh nghiệp dùng vốn vay để lưu động kinh doanh.

Di chuyển hàng hoá trong kho

Mục đích dự phòng

Tuỳ thuộc vào dự đoán nhu cầu thị trường mà Doanh nghiệp sẽ cân đối lượng hàng tồn kho cho mục đích dự phòng. Trên thị trường, do tác động của nhiều yếu tố thì nhu cầu có thể đột biến tăng mạnh. Nếu có dự phòng thì Doanh nghiệp sẽ hạn chế được rủi ro và đạt được nhiều lợi thế, gia tăng lợi ích. Ví dụ trong năm 2021 vừa qua, do tác động của dịch covid 19, nhu cầu người tiêu dùng mua tích trữ hàng hóa tăng mạnh theo tình hình và tin tức dịch bệnh. Nhiều chuỗi siêu thị lớn đã dự phòng lượng hàng lớn để bán ra chỉ trong vài ngày.

Đối với Doanh nghiệp sản xuất, nếu nguyên liệu nào đó đang bị thiếu hụt trầm trọng trên thị trường mà mình vẫn còn dữ trữ thì sẽ bình ổn được sản xuất và giá cả, tránh bị ép giá và đẩy giá thành sản xuất tăng cao.

Mục đích đầu cơ

Thị trường thường xuyên biến động, giá cả được thả theo khung giá trần và giá sàn. Nếu Doanh nghiệp có chiến lược và dự báo tồn kho tốt sẽ bán được giá trần vào thời điểm thích hợp nhằm gia tăng lợi nhuận. Hoặc đối với sản xuất thì việc nhập nguyên vật liệu giá sàn sẽ giảm giá thành sản phẩm được sản xuất ra, tăng lợi nhuận

Trên đây là những chia sẻ của Intertrans về hàng tồn kho. Chúng tôi rất hy vọng Quý Doanh nghiệp đã nắm rõ hàng tồn kho là gì và quản trị nó như thế nào. Intertrans cung cấp các dịch vụ kho bãi cho thuê, lưu giữ và phân phối hàng hóa. Quý Khách có nhu cầu xin liên hệ: Ms. Quyên: 0904 244 427 (ưu tiên) hoặc Ms. Hiếu: 0985 572 792

 

Tin tức khác